VEDTÆGTER
FOR
DEN SELVEJENDE INSTITUTION
HERLUFMAGLE-HALLEN
Navn og formål
§ 1.
Institutionens navn er “Den selvejende institution Herlufmagle-Hallen” og hjemsted er Herlufmagle By i Næstved Kommune.
§ 2.
Institutionens formål er at:
· Varetage driften af idrætshallerne med tilhørende anlæg i Herlufmagle by.
· Sikre, at hallerne og tilhørende udendørsanlæg virker som samlingssted for egnens befolkning og herved primært støtte idrætten og det kulturelle liv ved også at anvende nævnte faciliteter til møder, udstillinger, kongresser, koncerter og lignende formål.
Medlemmer og kontingent
§ 3.
Enkeltpersoner, der er personligt myndige, kan indmelde sig som medlemmer af institutionen.
Såvel medlemmerne som bestyrelsen har intet personligt ansvar for institutionens forpligtelser.
Medlemskontingentet fastsættes af bestyrelsen og meddeles på den ordinære generalforsamling for det næstfølgende regnskabsår.
Generalforsamlinger
§ 4.
Generalforsamlingen er institutionens øverste myndighed. Ordinær generalforsamling indkaldes af bestyrelsen gennem annoncering på hjemmeside og sociale medier samt direkte til medlemmerne på fremsendt opkrævning med mindst 21 hverdages varsel med angivelse af dagsorden jf. vedtægternes § 5.
Kun medlemmer som er indmeldt senest den 1. marts det pågældende år før generalforsamlingens afholdelse, er stemmeberettigede. Forinden skal kontingentet for det indeværende regnskabsår være betalt.
Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
§ 5.
Ordinær generalforsamling skal afholdes hvert år inden udgangen af april måned.
Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent, referent og stemmetællere.
2. Bestyrelsens beretning til godkendelse.
3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.
4. Indkomne forslag.
5. Fremlæggelse af budget for kommende år til godkendelse
6. Orientering om medlemskontingentets størrelse for næstfølgende regnskabsår.
7. Valg af bestyrelse jf. § 7 samt valg af 2 bestyrelsessuppleanter.
8. Eventuelt.
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal indsendes skriftligt til formanden og være denne i hænde senest 14 dage forinden generalforsamlingen.
Alle beslutninger på generalforsamlingen såvel ordinære som ekstraordinære – bortset fra beslutninger om institutionens opløsning, jf. § 14 og om vedtægtsændringer, jf.§ 16 – sker ved almindelig stemmeflertal.
Den valgte referent udarbejder et beslutningsreferat fra generalforsamlingen som skal underskrives af dirigent og formand og som lægges på institutionens hjemmeside senest 14 dage efter generalforsamlingens afholdelse.
§ 6.
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes når et flertal af bestyrelsen eller mindst 1/3 af institutionens medlemmer, som ikke er i kontingentrestance, stiller krav herom med angivelse af dagsorden.
En ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 28 dage efter at kravet skriftligt og dateret er fremsendt til formanden.
Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling i lighed med en ordinær generalforsamling, jf. § 4.
§ 7.
Institutionen ledes af en bestyrelse på 5-7 personer, som vælges på den ordinære generalforsamling for 2 år, således at 3 medlemmer af bestyrelsen er på valg i lige år og 4 medlemmer er på valg i ulige år. Derudover kan vælges 2 suppleanter for 1 år.
Yderligere kan 2 bestyrelsesmedlemmer udpeges af og blandt medlemmer af Næstved byråd. Disse medlemmer har fuld stemmeret.
Valgbar til bestyrelsen er alle myndige, der tilslutter sig Herlufmagle-Hallens formål jf § 2.
Valgbarheden gælder alene for fremmødte personer eller personer, der overfor bestyrelsen skriftligt har bekræftet deres kandidatur.
Ansatte i institutionen er ikke valgbare til institutionens bestyrelse, men kan efter bestyrelsens ønske deltage i bestyrelsesmøder – uden stemmeret.
Personer med egen økonomisk interesse i Herlufmagle-Hallens drift kan ikke indvælges i bestyrelsen.
§ 8.
Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær.
Sekretæren udarbejder et beslutningsreferat af bestyrelsesmøderne. Referatet skal være tilgængeligt for alle bestyrelsesmedlemmerne senest 8 dage efter afholdelsen af et bestyrelsesmøde.
Hvis de på generalforsamlingen valgte bestyrelsesmedlemmer i utide udtræder af bestyrelsen indtræder suppleanterne for disse i valgte rækkefølge.
§ 9.
Bestyrelsen varetager det daglige arbejde i institutionen og udarbejder en forretningsorden. I denne beskrives de nærmere regler for bestyrelsens arbejde, herunder nedsættelse af et forretningsudvalg og andre udvalg som skønnes nødvendige, mødefrekvens, udformning af referat m.v..
Forretningsordenen skal lægges på institutionens hjemmeside.
Tegningsregler og andre økonomiske aspekter
§ 10.
Bestyrelsen har ansvaret for, i overensstemmelse med det under § 2 nævnte formål, at lede Herlufmagle-Hallerne m.v. efter økonomiske og forretningsmæssige principper, således at institutionen kan hvile i sig selv.
Institutionen, dens bestyrelse og medlemmer hæfter alene med institutionens formue over for økonomiske krav og påhvilede økonomiske forpligtelser af enhver art jf. § 3.
§ 11.
Køb, salg og pantsætning af fast ejendom skal godkendes af den samlede bestyrelse.
Ved udstedelse af skøder, pantebreve, gældsbreve og andre forpligtende dokumenter skal disse underskrives af den samlede bestyrelse.
Såfremt der kræves sikkerhedsstillelse, skal Næstved Byråds godkendelse heraf indhentes skriftligt.
Regnskab og revision
§ 12.
Institutionens regnskabsår følger kalenderåret.
Regnskabet revideres af et af bestyrelsen valgt revisionsfirma, som foretager regnskabsmæssig revision, inden regnskabet forelægges generalforsamlingen til godkendelse.
Det af generalforsamlingen godkendte regnskab skal fremsendes til godkendelse i Næstved Byråd.
§ 13.
Institutionens kasserer kontrollerer det daglige regnskab efter god regnskabsmæssig skik.
Regnskabet fremlægges månedsvis på bestyrelsesmøderne med status og med relevante bilag og kontiopgørelser overfor den øvrige bestyrelse.
Kassereren afleverer det afsluttede regnskab til godkendelse i bestyrelsen senest den 1. februar i pågældende regnskabsår. Efterfølgende drager bestyrelsen omsorg for at regnskabet fremsendes til revision, således at det færdigreviderede regnskab kan fremlægges på generalforsamlingen.
Institutionens opløsning
§ 14.
Den selvejende Institutionen Herlufmagle-Hallen kan kun opløses efter vedtagelse på to med mindst 14 dages mellemrum særligt indkaldte generalforsamlinger, hvoraf den første skal indkaldes med det i § 4 angivne varsel.
Indvarsling af den anden generalforsamling kan ske samtidig med den første indkaldte.
En evt. opløsning skal vedtages med mindst 2/3 flertal af de fremmødte stemmeberettigedes stemmer.
Opnås det nødvendige flertal ikke, indkaldes til en tredje ekstraordinær generalforsamling, hvor almindeligt stemmeflertal vil være gældende for en opløsning.
Generalforsamlingen kan ikke beslutte at opløse institutionen uden først at have givet Næstved kommune adgang til at overtage Herlufmagle-Hallen m.v., ligesom afhændelse eller pantsætning ikke må ske uden byrådets godkendelse.
§ 15
Opløsning eller likvidation kan kun ske under ledelse af en eller flere på den seneste generalforsamling valgte personer, som har ansvaret for at der udarbejdes et regnskab herfor.
Disse personer vælges på de i § 14 nævnte generalforsamlinger, som gennem disse valg gives bemyndigelse til at afslutte opløsningen eller likvidationen.
Et eventuelt overskud, efter at alle omkostninger og gæld ved opløsningen er betalt, skal tilfalde idrætslige/kulturelle formål i Næstved kommune.
§ 16
Disse vedtægter kan ændres når forslag herom forelægges generalforsamlingen, og 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer derfor.
Forslag om vedtægtsændringer skal meddelelse samtidig med indkaldelsen til generalforsamlingen, jf. § 4.
Vedtaget på den ordinære generalforsamling den 25. april 2024
Pia Tuborg Dorte Thalund
Formand Dirigent